Checklist hồ sơ mã số vùng trồng 2026 cho HTX và vùng nhiều hộ
Cập nhật ngày 23/09/2026. Đối chiếu Nghị quyết 36/2026/NQ-CP, hiệu lực từ 31/7/2026.
Từ 31/7/2026, mã số vùng trồng được cấp dựa trên tự kê khai và hậu kiểm sau khi cấp. Hồ sơ nộp đi gọn hơn, nhưng phần kiểm tra chỉ dời ra sau. Với HTX hoặc vùng nguyên liệu nhiều hộ dùng chung một mã số, câu hỏi quan trọng không còn là "hồ sơ đủ chưa", mà là: nếu đoàn hậu kiểm ghé hộ ghi chép yếu nhất trong danh sách, hộ đó có nhật ký và chứng từ hợp lệ không?
Checklist dưới đây gom lại các việc cần rà ở cả hai giai đoạn: trước khi nộp và sau khi được cấp. Anh chị có thể in trang này ra và đánh dấu trực tiếp.
Cách in: nhấn Ctrl + P (máy tính) hoặc chọn "In" trong menu trình duyệt (điện thoại), rồi đánh dấu trực tiếp lên bản in.
Phần 1. Trước khi nộp hồ sơ
| Việc cần rà | Ghi chú | Tình trạng |
|---|---|---|
| Xác định đúng nhánh: nội địa (Nhánh A) hay có đăng ký xuất khẩu tới thị trường yêu cầu mã (Nhánh B) | Thời hạn giải quyết khác nhau: không quá 3 ngày làm việc (A) và không quá 10 ngày (B) | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Thông tin thửa đất: vị trí, ranh giới, diện tích thực tế của từng thửa | Đối chiếu với dữ liệu đất đai đang có; dùng mã định danh thửa đất nếu đã có | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Thông tin canh tác: cây trồng hoặc giống, mùa vụ, sản lượng dự kiến | Ghi theo thực tế, không làm tròn cho đẹp hồ sơ | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Quy trình canh tác và cách ghi chép vật tư đang áp dụng | Đây là phần được đối chiếu khi hậu kiểm | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Nơi nộp: UBND cấp xã nơi có vùng trồng, qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia | Không còn nộp lên cơ quan cấp tỉnh như quy trình trước 31/7/2026 | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
Phần 2. Tổ chức thông tin khi vùng trồng có nhiều hộ
Gợi ý quản lý nội bộ do Ecolar biên soạn, không phải danh mục điều kiện pháp lý và không thay thế biểu mẫu của cơ quan có thẩm quyền.
| Việc cần rà | Áp dụng cho | Tình trạng |
|---|---|---|
| Người phụ trách chung + đầu mối từng hộ | HTX, doanh nghiệp có vùng nguyên liệu | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Danh sách nông hộ, diện tích, vị trí từng thửa | Toàn vùng trồng | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Mẫu nhật ký canh tác thống nhất cho mọi hộ | Từng hộ thành viên | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Chứng từ vật tư lưu theo từng hộ, có ảnh nhãn | Từng hộ thành viên | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Người kiểm tra chéo nhật ký định kỳ | HTX, doanh nghiệp có vùng nguyên liệu | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Lịch rà soát trước mốc hậu kiểm | HTX, doanh nghiệp có vùng nguyên liệu | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
Nếu dòng "chứng từ vật tư theo từng hộ" đang ở mức "Chưa", đó là dòng nên làm trước tiên. Chứng từ không xin lại được vào phút chót.
Phần 3. Mẫu nhật ký canh tác và vật tư dùng chung cho nhiều hộ
| Ngày | Hộ / Lô | Cây trồng | Vật tư sử dụng | Nhà cung cấp, số lô | Lượng dùng | Người thực hiện | Chứng từ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
- Ghi lượng dùng thực tế, không ghi lượng khuyến nghị trên bao bì.
- Giữ vỏ bao và nhãn vật tư ít nhất hết vụ, phân theo từng hộ. Nếu HTX mua vật tư tập trung rồi chia cho hộ, cần sổ chia ghi rõ hộ nào nhận bao nhiêu.
- Có người kiểm tra chéo giữa các hộ, không chỉ tự ghi tự giữ.
Phần 4. Sau khi được cấp mã
| Việc cần rà | Tình trạng |
|---|---|
| Nhật ký vẫn được ghi đều sau khi đã có mã, không dừng lại sau khi nộp | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Chứng từ vật tư của vụ mới được lưu cùng quy cách với vụ trước | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Hộ mới vào hoặc hộ rời HTX được cập nhật vào danh sách | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
| Diện tích, cây trồng thay đổi so với lúc kê khai được ghi nhận lại | ☐ Chưa ☐ Đang làm ☐ Xong |
Cần trao đổi thêm về phần ghi chép vật tư?
Ecolar làm phân bón hữu cơ, nên phần Ecolar trao đổi được là cách chọn và ghi chép vật tư phân bón sao cho nhật ký của từng hộ khớp với chứng từ. Nếu anh chị đang tổ chức lại phần này cho vùng trồng, có thể nhắn Zalo cho kỹ sư Ecolar, kèm 3 thông tin: cây trồng, số hộ tham gia, tổng diện tích, để được trao đổi đúng quy mô.
Nhắn Zalo kỹ sư Ecolar hoặc gọi 0868 515 668 · lienhe@ecolar.vn
Đọc thêm: Mã số vùng trồng 2026: quy định mới và rủi ro tập thể của HTX · Hồ sơ nhật ký sản xuất · Tài liệu kiểm soát đầu vào
Checklist mang tính gợi ý quản lý nội bộ, không phải tư vấn pháp lý. Hồ sơ do vùng trồng tự đứng tên nộp, còn kết quả cấp hay giữ mã do UBND cấp xã quyết định. Việc dùng sản phẩm phân bón nào không phải điều kiện để được cấp mã. Anh chị vui lòng đối chiếu quy định tại UBND cấp xã trước khi nộp.
